Var var jag otydlig?!

Kommunikation. Att gå från ett ? till ett ! när vi kommunicerar. När vi är överens om vad som sagts, vad det innebär och vem som därefter ska göra vad, samt på vilket sätt.

Kort exempel från min vardag: 

”Kan du ge mig vattnet?”

”Ja.”

Inget mer händer. Jag har frågat om han kan ge mig vattnet. Han har svarat. Ja, det ligger inom hans förmåga att ge mig vattnet. Jag försöker igen.

”Skicka vattenkannan till mig.”

”Okej.”

”Tack!”

Vattenkannan är skickad. Istället för att fråga om något är möjligt säger jag vad jag vill ha gjort. Det finns inget utrymme för att missförstå. Det finns utrymme för att säga nej, eller säga att jag kan hämta vatten själv, men jag frågar inte om något är möjligt och får svar därefter, men utan handling. 

Om vi alla tänkte exakt likadant ändå… Det här är ett exempel på hur enkelt vanlig kommunikation kan missförstås om den som det ska kommuniceras med tänker bokstavligt, eller bara lite annorlunda än vad avsändaren tänkt själv. ”Någon borde göra något åt det här.” – ”Ja, verkligen!” – Någon gör något åt det där och så blir de första två förbannade för att någon gjorde något men utan att diskutera hur, vad och när med de två första – medan den tredje som ansåg sig ha uppfattat ett önskemål om aktion som bekräftats av en majoritet i sin tur känner sig missförstådd och ledsen över att de första två blev arga för att något blev gjort.

Du kan säkert själv känna igen situationen. Den uppkommer gärna i otydliga beslutsstrukturer eller i en miljö med många starka viljor, men lite tid att hinna diskutera igenom det som ska göras på den nivå som gör alla viljor nöjda.

I ett idealiskt företag… Inom företag kan det vara enklare. Chefen leder och fördelar arbetet. Om de anställda anser att de inte får tillräckligt med tid och resurser för att utföra det fördelade arbetet så meddelar de via personalmöten eller enskilda samtal vad de vill ha och behöver varpå chefen ansvarar för att fördela budgeten så att det går att möta behoven, alternativt förklarar varför behoven inte går att möta med nuvarande budget. Det finns utrymme för diskussion men på slutet måste chefen ta ansvar för resultatet, budgeten samt personalens välmående.

…men rena företaget vid idealism? Ifall du någon gång varit med i en förening så känner du säkert till hur långsamt demokratin inom föreningen maler. Ett schema för tvätten av matchställen till fotbollslaget behöver tas fram. Alla medlemmar i fotbollslaget förväntas ta ansvar för att ställen är nytvättade innan matchen och är det då ett barnlag så är det förstås föräldrarna som åker på en stortvätt. Nåväl, styrelsen tar fram ett rullande schema för året och sen får föräldrarna byta med varandra om det inte passar. Men så blir det en miss i kommunikationen – den bytta tiden missuppfattades, ungarna får spela i gamla svettiga ställ och den som får skulden blir… Ja, vem? Den som inte trodde att det var dags för den att tvätta, eller den som ansåg att informationen om byte av tvättansvar var skickad? Förhoppningsvis bägge. Förhoppningsvis framförs en önskan om ett lättare sätt att se vems tur det är, var kläderna finns och en bättre kontaktlista så det inte upprepas.

Eller så bråkar alla om vem som ska tvätta och torka alla kläderna istället för att fokusera på det som nog var tanken – att spela fotboll, ha kul och kanske vinna en och annan match?

Det är ett mirakel att nåt alls blir gjort. Utifall något nu ska göras alltså. I teorin bestämmer medlemmarna i en förening vad som ska göras i föreningen i stora drag och utser därpå en styrelse som har ett ansvar för att verkställa föreningens inriktningsbeslut och sen kan det finnas ett verkställande utskott eller ett arbetsutskott som fixar så att verksamheten fungerar på riktigt däremellan. Men vad händer om det uppstår missförstånd på vägen? När medlemmarna tappar förtroendet för den styrelse de själva utsett, men samtidigt inte själva ställer upp i arbetet? Hur ska vi kommunicera så att vi vet att vi alla är på väg åt samma håll och att även om alla inte är överens om att det är det bästa hållet så är vi åtminstone överens om att en majoritet av föreningen tycker så och då får vi försöka förändra majoriteten om vi som enskilda medlemmar inte är nöjda.

Det har egentligen aldrig varit lättare att kommunicera – i teorin. Eftersom vi numera har mail, sociala medier, sms och även hederliga gamla metoder som telefonsamtal och brev så har vi fler sätt än någonsin att nå varandra. Problemet uppstår när vi inte är överens om kontaktvägen. Om någon, eller flera, inte är medlem på Facebook är en Facebookgrupp en urusel idé. Förstår inte en person hur Skype fungerar kommer den personen knappast känna sig delaktig om resten av gruppen skypear vid snabba beslutsmoment. Och får du flera hundra mail om dagen är det kanske inte det mest effektiva sättet att få din uppmärksamhet på. Vid något tillfälle måste alltså en grupp besluta om hur den ska kommunicera, samt hur fattade beslut ska sparas och följas upp för att se om de genomförts. En gång i tiden var det justerade protokoll som gällde. De gäller än i varje verksamhet som ska följas upp av revisorer, från bostadsrättsföreningar till kommunpolitik och långt därutöver. Där syns ju vilka som var närvarande när beslutet togs, vem som ansvarar för att det blir genomfört och ett datum när det ska vara klart. 

Men vad händer när protokoll ses som onödigt belastande formalia? Rent kommunikationsmässigt? Vem håller ordning på vad som ska göras efter en diskussion i en grupp på messenger där någon eller flera av deltagarna pratat fram och tillbaka medan andra nattat barn, fixat middag eller är på jobbet och inte hinner med att följa en ständigt upprullande konversation?

Blir det enklare eller inte?

Vad tror du?

Jag personligen blir sönderstressad av otydlighet och oklara beslut. Kan jag hämta vattnet? Jajemen. Jaha, jag ska alltså hämta vattnet till just dig? Ja, men säg det då. Bli inte arg för att jag inte tänker som du. Hjärnan försöker överleva och anpassa sig till en ständigt föränderlig omvärld – men den blir ju utmattad av att ständigt gissa vad som förväntas prioriteras för att få allt att funka. 

Så, för att avsluta – du vet aldrig vad andra går igenom eller har för svårigheter. Var alltid vänlig och hjälpsam och förutsätt att andra försöker. Be kind. Always.

Annonser

Om Michaela Leo

Jag kan försöka vara trevligare om du kan försöka vara smartare. Deal?
Det här inlägget postades i Michaelas tankar. Bokmärk permalänken.

En kommentar till Var var jag otydlig?!

  1. PeO_W skriver:

    Reblogga detta på PeoWagstrom's Weblog och kommenterade:
    Klokt

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s